Trámites regulares estructurados
Reingeniería y automatización de flujos de trámites internos para ministerios y municipios.
El reto institucional
Las instituciones públicas se enfrentan cada día con complejas estructuras y normativas para la ejecución de sus programas y proyectos. Estas complejidades exigen que las mismas instituciones cuenten con procesos estructurados de trabajo que deben estar ajustados a una lógica eficiente, transparente y ajustada a las normas legales que los rigen. Los procesos estructurados deben atender la necesidad de mostrar los avances o atrasos a las autoridades responsables para la oportuna toma de decisiones.
La transformación (qué logramos)
El sistema de Trámites Regulares Estructurados (TRE) es una metodología de simplificación y racionalización de procesos de trabajo que tienen como objetivo la generación de un producto o servicio interno de la misma institución. El TRE busca transparentar y hacer más eficientes los complejos flujos de trabajo donde se involucran a los funcionarios de las diferentes áreas de una institución, presentando de forma clara la trazabilidad y el paso a paso para el logro de los productos o servicios institucionales esperados. La transformación institucional se logra a través de la simplificación y transparencia de sus procesos de gestión. Con el TRE se impulsa una metodología de racionalización de los procesos y de simplificación en cada paso a paso de los flujos de trabajo. Una vez lograda esta racionalización procedimental, y siempre en concordancia con las normas vigentes que rigen los mencionados procesos, se procede a su aplicación tecnológica en la herramienta informática del TRE para obtener una interfaz de trabajo de uso por parte de los funcionarios institucionales. El sistema TRE cuenta con más de 30 implementaciones a nivel regional, destacando su aplicación en la República de Panamá, El Salvador, la República Dominicana y la República de Argentina.
Impacto en números
¿A quién beneficia esta solución?
Experiencias destacadas
Ministerio de Economía y Finanzas
La implementación del Sistema de Trámites Regulares Estructurados (TRE) en el Ministerio de Economía y Finanzas de Panamá, que opera desde 2019 hasta la actualidad, constituye uno de los mayores éxitos de modernización administrativa del país. A través de esta plataforma, se han racionalizado y digitalizado de forma colaborativa 43 procesos clave de la institución, gestionándose a la fecha más de 10,000 trámites individuales con total trazabilidad procedimental. Esto ha permitido procesar más de 130 millones de Balboas del presupuesto público con absoluta transparencia y apego a la normativa fiscal. Un componente fundamental de esta transformación ha sido el uso extendido y obligatorio de la Firma Electrónica Calificada para los funcionarios, lo que elimina el uso de papel y reduce los tiempos de firma de días a pocos minutos. El proyecto ha capacitado a más de 250 servidores públicos, erradicando la discrecionalidad administrativa y mejorando drásticamente el control interno del ministerio.
Ministerio de Gobierno, Ministerio de Relaciones Exteriores, SERTV, Autoridad de Aeronáutica Civil
Entre los años 2014 y 2020, la solución de Trámites Regulares Estructurados (TRE) se desplegó de forma masiva en múltiples dependencias de Panamá, entre las que destacan el Ministerio de Gobierno, el Ministerio de Relaciones Exteriores, el Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) y la Autoridad de Aeronáutica Civil. La implementación consistió en mapear y normalizar flujos de trabajo internos complejos, alineándolos estrictamente con el marco normativo vigente. El proyecto capacitó a más de 300 servidores públicos en diagramación de procesos y gestión por resultados. Mediante el uso de la herramienta TRE, se digitalizaron flujos administrativos y expedientes jurídicos críticos, habilitando bandejas de tareas que facilitan a los jefes y directores monitorear desvíos temporales. Estos logros permitieron agilizar los trámites institucionales en un 35%, garantizando la trazabilidad documental y reduciendo los tiempos de tramitación de licencias y autorizaciones.
Ministerio de Justicia y Seguridad Pública - Policía Nacional Civil (PNC)
Desde el año 2018 hasta la actualidad, el Ministerio de Justicia y Seguridad Pública de El Salvador, conjuntamente con la Policía Nacional Civil (PNC), implementó el sistema TRE de PNUD-SIGOB para racionalizar, estructurar y dar seguimiento a sus procesos de gestión administrativa y operativa interna. A través de este sistema, se definieron flujos normalizados de trabajo que mejoraron significativamente la coordinación y comunicación entre áreas operativas y directivas. Se capacitó a una red de más de 150 servidores públicos de distintas divisiones técnicas y policiales. La plataforma digital ha facilitado la trazabilidad integral de los expedientes internos, registrando más de 12,000 trámites procesados de manera transparente. El uso de tableros de control de retraso ha posibilitado reducir drásticamente los cuellos de botella y mejorar en un 40% la efectividad en la entrega de productos institucionales clave para la seguridad pública.
Alcaldía del Distrito Nacional, Dirección de Impuestos Internos
La Alcaldía del Distrito Nacional y la Dirección de Impuestos Internos (DGII) de la República Dominicana implementaron el sistema de Trámites Regulares Estructurados (TRE) a partir de 2018 para modernizar sus operaciones internas y agilizar la aprobación de trámites de alto impacto ciudadano y empresarial, tales como licencias municipales y revisiones tributarias. Con el apoyo metodológico de PNUD-SIGOB, ambas instituciones modelaron digitalmente sus flujos de trabajo sobre diagramas gráficos interactivos. El proyecto abarcó el entrenamiento de más de 200 servidores públicos en bandejas de entrada personalizadas, asignación dinámica de responsabilidades y plazos normativos. Esta modernización resultó en una disminución del 45% en los tiempos de tramitación interna, eliminó la discrecionalidad en la toma de decisiones y fortaleció el control interno de los departamentos a través del monitoreo analítico y las alertas de retraso en tiempo real.
Gobernación de la Provincia del Chaco
En la Provincia del Chaco, Argentina, el sistema TRE se implementó a partir de 2017 para optimizar y dar transparencia a los flujos de gestión interna y a los expedientes administrativos del gobierno provincial. Trabajando conjuntamente con el área contraparte de Organización y Métodos, el proyecto logró el mapeo y racionalización de 35 procesos complejos. La plataforma digital permitió integrar a diferentes ministerios locales en una misma red de gestión, en la cual más de 180 funcionarios operan bajo procedimientos estandarizados de trabajo. Como logros destacados, se consiguieron niveles de efectividad operativa superiores al 90%, reduciendo a la mitad los tiempos de circulación de los documentos físicos gracias al uso extendido de firmas digitales y bandejas de tareas con semáforos de retraso. Ello ha facilitado a la conducción política un seguimiento robusto del estado de las metas gubernamentales provinciales.
Equipo de Contraparte (RRHH)
Para la implantación de la solución, la institución destinataria deberá conformar un equipo de contraparte local con los siguientes perfiles:
- Equipo de Implementación: Equipo de trabajo de las áreas de Organización y Método (OyM), Control de Calidad o Desarrollo Institucional, responsables de la normalización de los procesos internos.
- Equipo de TI: Equipo de tecnología informática para el correcto uso, administración y mantenimiento de la aplicación o software del sistema TRE.
- Sustento Político: Decisión firme y clara de las autoridades institucionales para apoyar y sostener el proceso de transformación administrativa.
Fases y Ruta de Implementación
Fase 1: Diagnóstico y levantamiento de flujos
Identificación, análisis y levantamiento detallado de los trámites y flujos procedimentales internos vigentes en el organismo.
Fase 2: Racionalización y modelado digital
Simplificación de los flujos eliminando pasos repetitivos, adecuándolos a normas legales y diseñando los flujogramas en el sistema.
Fase 3: Capacitación y puesta en operación
Talleres instrumentales de capacitación a los funcionarios usuarios del TRE y acompañamiento intensivo para romper rutinas previas.
Galería
Pase a la acción
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