Perfil de producción institucional
Análisis de qué, cómo, cuánto y para quién produce una institución pública
El reto institucional
Centenas de miles de funcionarios, técnicos y trabajadores que laboran en diversas instituciones del sector público de un país, llegan diariamente a su oficina en la mañana y trabajan durante 8 horas, pero no se sabe qué, cómo, cuánto y para quién producen. Sin duda producen algo importante, pero no se ha identificado qué bienes o servicios concretos (productos) genera ese esfuerzo laboral diario, qué resultados e impactos logran sobre las personas y a qué costo se realizan. Trabajan entonces sin que sus productos y sus resultados hayan sido claramente definidos, ni costeados y muchas veces los ciudadanos-usuarios también desconocen y, por tanto, desconfían de esos servicios.
La transformación (qué logramos)
El Perfil de Producción Institucional (PPI) consiste en un enfoque y método para analizar qué, cómo, cuánto y para quién produce una institución pública, a fin de privilegiar una producción institucional pensada de cara a las necesidades de los ciudadanos y generadora de resultados e impactos favorables a sus derechos y su bienestar, cuantificando el costo que tiene tanto producir esos bienes como alcanzar esos resultados. Esto permite a sus autoridades contar con evidencia sólida para tomar decisiones estratégicas y para optimizar el uso de los recursos disponibles (humanos, físicos, tecnológicos y financieros), avanzando rápidamente hacia una eficiencia asignativa y técnica. La metodología del PPI se viene implementando desde el año 2019 en las siguientes instituciones de Gobierno:
Impacto en números
¿A quién beneficia esta solución?
Experiencias destacadas
Consejo del Poder Judicial
La implementación de la metodología del Perfil de Producción Institucional (PPI) en el Consejo del Poder Judicial de la República Dominicana en 2019 marcó un hito en la eficiencia judicial. El alcance abarcó la identificación exhaustiva de 637 productos institucionales CORE (terminales e intermedios) orientados al servicio ciudadano y soporte interno, definiendo sus características, capacidades, restricciones y resultados. Participaron de manera activa 79 directores y encargados departamentales en talleres de inducción y entrevistas bilaterales, permitiendo mapear las cadenas de valor y el tiempo dedicado por el personal para costear la producción. Esta asistencia técnica y transferencia de conocimientos a las contrapartes facilitó a las autoridades contar con datos precisos para optimizar la estructura organizativa de los tribunales y adecuar la asignación presupuestaria a programas orientados a resultados. De este modo, la institución incrementó sustancialmente la transparencia, mejoró el volumen productivo y sentó las bases para el rediseño continuo de la gestión de justicia.
Alcaldía del Distrito Nacional
En el año 2020, la Alcaldía del Distrito Nacional de la República Dominicana implementó la metodología PPI para optimizar la provisión de servicios municipales esenciales. Durante este proceso, se identificaron y caracterizaron 185 productos institucionales, tanto de atención directa al ciudadano como de soporte administrativo, evaluando sus restricciones operativas, capacidades internas y resultados esperados. Se capacitó a 36 directores y encargados de departamentos en la medición del tiempo de trabajo y costeo unitario de cada producto. A través de este análisis, las autoridades municipales consiguieron rediseñar los flujos de trabajo del ayuntamiento y reenfocar sus limitados recursos financieros y humanos hacia la mejora de los servicios de alto impacto para la población de Santo Domingo. La sistematización de la información en una plataforma de consulta en línea fortaleció la toma de decisiones basada en evidencias, mejorando notablemente la eficiencia asignativa y la transparencia de la gestión local.
Ministerio de Educación, Ciencia y Tecnología
La implementación del Perfil de Producción Institucional (PPI) en el Ministerio de Educación de El Salvador durante el año 2021 representó una transformación clave en la administración del sector educativo. El proyecto contempló la identificación y caracterización de 386 productos institucionales terminales e intermedios, abarcando desde la provisión de materiales didácticos hasta el soporte administrativo del personal docente. Un total de 55 directores y encargados departamentales participaron activamente en el levantamiento metodológico, recibiendo capacitación técnica sobre el costeo de la producción y la medición del tiempo laboral. Con la información cargada en la plataforma, las autoridades educativas salvadoreñas pudieron evaluar objetivamente la carga de trabajo y reestructurar funciones en centros educativos y oficinas centrales. El análisis de estas cadenas de valor público permitió optimizar la asignación del gasto público, logrando un presupuesto más eficiente y enfocado en la calidad educativa y el bienestar de los estudiantes.
Defensor del Pueblo
En el año 2022, la oficina del Defensor del Pueblo de la República Dominicana implementó la metodología del PPI con el objetivo de optimizar la tutela de los derechos ciudadanos. A través de este análisis productivo, se definieron 258 productos institucionales que representan los servicios y la asistencia jurídica brindados directamente al ciudadano, así como el soporte interno del organismo. Para este fin, se capacitaron a 30 directores y encargados departamentales en la medición de cargas laborales y el costeo unitario de los servicios. Esta asistencia metodológica permitió identificar cuellos de botella en la tramitación de expedientes de quejas ciudadanas, facilitando un rediseño operativo y organizativo del organismo. Como resultado principal, el Defensor del Pueblo logró acortar los tiempos de resolución de casos, maximizar la eficiencia de sus recursos asignados por presupuesto y robustecer la transparencia institucional frente a la opinión pública dominicana.
Módulos de la Plataforma
RESUMEN GENERAL DEL PPI
Sintetiza estadísticas generales sobre cantidad de productos identificados, centros de producción trabajados, funcionarios participantes, cadenas de valor armadas y programas presupuestarios definidos. Incluye la cantidad de producción terminal desagregada por producto CORE y el costeo estimado de la producción terminal.
PRODUCCIÓN TERMINAL E INTERMEDIA
Presenta información detallada de cada centro de producción (funciones, organización, productos, empleados, productividad laboral) y los rasgos productivos de cada producto (usuarios, tiempo de elaboración, frecuencia, sinergia dentro de la cadena de valor).
CADENAS DE VALOR PÚBLICO
Presenta los eslabones de la cadena de valor clasificados por impacto esperado, resultado deseado, producto terminal (CORE), productos intermedios contribuyentes y detalle de cada producto intermedio con su centro de producción.
COSTEO DE LA PRODUCCIÓN
Cuantifica el costo de la producción pública institucional desagregando información sobre costos por producto, por funcionario y por centro de producción, incluyendo empleados que intervienen, tiempo dedicado, costo total, cantidad producida y costo unitario.
Requisitos de Infraestructura
Especificación de Software:
- [PENDIENTE: Requisitos de software específicos a definir por el equipo focal.]
Equipo de Contraparte (RRHH)
Para la implantación de la solución, la institución destinataria deberá conformar un equipo de contraparte local con los siguientes perfiles:
- Contar con un equipo contraparte de base -director/ra de planificación y/o presupuesto de la institución para ejercer el liderazgo metodológico y operativo de la implementación del PPI y garantizar su posterior replicabilidad y apropiación institucional.
- Requerimientos organizacionales:
- - Disponer de un responsable administrativo para asegurar la logística operativa para el cumplimiento de las agendas acordadas y las entrevistas a ser realizadas.
- - Compromiso por parte de los responsables de los "Centros de Producción" para cumplir con el plan de trabajo acordado y proporcionar con total veracidad la información requerida.
Fases y Ruta de Implementación
Fase 1: Identificación y Costeo de Productos
Se identifican los productos generados por cada centro de producción de la institución, detallando sus características y especificando el tiempo laboral dedicado por cada servidor para calcular su costeo inicial.
Fase 2: Determinación de Productos CORE
Se clasifican los productos en terminales (orientados al ciudadano) e intermedios (de consumo interno), estableciendo su alineación con los resultados estratégicos y el armado de cadenas de valor público.
Fase 3: Cuantificación y Presupuestación
Se determina el costo total y unitario de la producción institucional, estimando el presupuesto necesario bajo un esquema orientado a programas y resultados para la toma de decisiones.
Galería
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