Digitalización de expedientes
GEXFILE — Ficha de Presentación
El reto institucional
PRESENTACIÓN GEXFILE es el módulo de digitalización de expedientes del PNUD-SIGOB. Convierte archivos físicos documentales en repositorios digitales seguros, con trazabilidad, interoperabilidad y control de acceso institucional. Es una solución completa de digitalización con todas las herramientas que una institución necesita para modernizar su gestión documental. Las instituciones públicas gestionan grandes volúmenes de documentos físicos que resultan costosos de almacenar, difíciles de recuperar y vulnerables al deterioro o pérdida. La transformación digital del Estado exige soluciones que garanticen la seguridad, autenticidad e integridad de la información documental, al tiempo que mejoren la eficiencia operativa y la transparencia en la gestión pública. En este marco, la digitalización de expedientes se convierte en un componente estratégico de la modernización institucional, permitiendo el acceso oportuno a la información, la reducción de espacios físicos de archivo y la protección del patrimonio documental de las organizaciones.
La transformación (qué logramos)
GEXFILE es una plataforma de digitalización de expedientes desarrollada por el PNUD-SIGOB que convierte documentos físicos en documentos digitales gestionables, clasificables y recuperables de forma eficiente. Apoya la modernización institucional fortaleciendo la eficiencia, seguridad y transparencia en las instituciones públicas. La metodología de trabajo de GEXFILE integra la incorporación de la solución al proceso de transformación documental, proporcionando seguridad, fiabilidad, autenticidad, integridad y facilidad de uso. La gestión se articula en torno a los siguientes objetivos y características:
¿A quién beneficia esta solución?
Experiencias destacadas
Ministerio Público
La adopción de GEXFILE en el Ministerio Público de Honduras permitió modernizar la gestión judicial a través de la digitalización de sus expedientes de investigación fiscal. Esta iniciativa resolvió problemas críticos de extravío de documentos físicos y demoras procesales, interconectando múltiples oficinas regionales. El proyecto incluyó la digitalización y clasificación de miles de documentos históricos y activos bajo flujos de trabajo estandarizados y seguros. Se capacitó a un número importante de fiscales y asistentes administrativos en la operación de repositorios digitales y en el manejo de controles de acceso avanzado para resguardar la confidencialidad de la información sensitiva. Gracias a esta transformación tecnológica, la fiscalía redujo sustancialmente el tiempo de tramitación de expedientes y optimizó la trazabilidad de los casos, elevando significativamente los estándares de integridad y transparencia de la investigación penal en el país.
Superintendencia de Bancos
En la Superintendencia de Bancos de Panamá, la plataforma GEXFILE se constituyó como el eje central del plan de modernización de su archivo corporativo y regulatorio. El organismo superó la dependencia del papel al digitalizar expedientes de entidades bancarias bajo estricta regulación de seguridad financiera. Este proceso abarcó la reestructuración y almacenamiento seguro de miles de folios históricos de fiscalización bancaria, automatizando los flujos de consulta para auditores y directivos del sector. El personal de la institución fue capacitado detalladamente en el manejo de firmas electrónicas, búsquedas avanzadas multicriterio y en la gestión segura de permisos de confidencialidad. Esta implementación dio como resultado un ahorro considerable de espacio físico, una reducción del tiempo de recuperación de datos estratégicos en auditorías, y un fortalecimiento de los mecanismos de supervisión y cumplimiento normativo del sistema bancario panameño.
Módulos de la Plataforma
REPOSITORIOS DIGITALES
Creación de repositorios digitales seguros con estructura jerárquica por áreas o fases de proceso, con asignación de metadatos descriptivos, técnicos y administrativos.
FLUJOS DE TRABAJO DOCUMENTALES
Flujos de trabajo configurables por tipo de expediente, con definición de carpetas, subcarpetas y niveles de incorporación documental según las necesidades operativas de la institución.
BÚSQUEDA Y CONSULTA
Búsqueda avanzada de documentos clasificados por múltiples criterios, con interoperabilidad con otros sistemas institucionales mediante servicios web.
CONTROL DE ACCESO Y REPORTERÍA
Control de acceso diferenciado por roles y permisos para usuarios internos y organismos autorizados. Módulo de reportería para producción de informes estadísticos y de gestión que sustentan políticas públicas.
Requisitos de Infraestructura
Especificación de Software:
- [PENDIENTE: Información específica debe ser provista por el punto focal de la solución]
Recomendación de Hardware:
- Servidores de aplicación y bases de datos (físicos o virtuales), computadores de escritorio y escáneres (scanners) adecuados para soportar el volumen documental de la institución.
¿Qué ofrece SIGOB?
Equipo de Contraparte (RRHH)
Para la implantación de la solución, la institución destinataria deberá conformar un equipo de contraparte local con los siguientes perfiles:
- Decisores institucionales: Autoridades con capacidad de definir la política de digitalización, tipos de documentos, metadatos y permisos de acceso.
- Personal de digitalización: Responsable de los procesos de conversión de documentos físicos a digitales.
- Personal de supervisión: Encargado del control de calidad del proceso de digitalización.
- Personal de TI: Para los procesos de modelado de nuevos expedientes y tipos de documentos.
- Equipo de implementación: Dedicado a la transferencia de conocimientos y replicación interna del sistema.
Fases y Ruta de Implementación
Fase 1: Establecimiento de la Política de Digitalización
Definición del marco político de digitalización institucional, identificando tipos documentales, metadatos descriptivos, roles de seguridad y protocolos físicos.
Fase 2: Análisis y Estructuración Documental
Mapeo y estructuración de los expedientes electrónicos virtuales, estableciendo la jerarquía de carpetas y subcarpetas según las necesidades operativas de la entidad.
Fase 3: Configuración y Parametrización del Sistema
Instalación del software GEXFILE, parametrización de los flujos de trabajo documentales y configuración de los permisos de acceso para usuarios y perfiles.
Fase 4: Puesta en Marcha, Capacitación y Soporte
Lanzamiento oficial de la digitalización acompañada de formación a usuarios y administradores, soporte operativo inicial y configuración de reportes estadísticos.
Pase a la acción
¿Desea profundizar en la adaptabilidad de esta solución o iniciar su proceso de implantación?