Transparencia documental
Sistema de gestión documental para la transparencia, agilidad y seguridad jurídica de la correspondencia oficial del Estado.
El reto institucional
Ante la necesidad de las instituciones públicas por establecer un medio de comunicación con la ciudadanía y las entidades público-privadas que permita: transparentar, optimizar los procesos y/o actividades del sistema público, así como el establecimiento de estrategias orientadas a reducir el consumo del papel, a través del uso de documentos electrónicos, han motivado que los gobiernos sean más eficientes en la gestión de las correspondencias oficiales, garantizando la respuesta al solicitante en los plazos oportunos y acorde a los requerimientos. En ese contexto, TRANSDOC contribuye a contrarrestar el rezago de ecosistemas digitales existentes en América Latina y el Caribe y otras regiones del mundo, siendo parte del nuevo modelo de la Gobernanza y del Gobierno Electrónico, que permite mejorar los servicios en el manejo de la información documental por parte de la institución y la interacción con el ciudadano y otras instituciones, simplificando los procesos de gestión documental y facilitando la creación de canales de comunicación que garanticen el acceso a la información con transparencia.
La transformación (qué logramos)
TRANSDOC es un sistema de gestión documental del PNUD-SIGOB diseñado para dotar de transparencia, agilidad y seguridad jurídica a la correspondencia y documentación oficial del Estado. La plataforma soporta de manera integral la recepción de correspondencia externa (tanto física como virtual), su distribución y circulación interna automatizada, y la elaboración y despacho de respuestas oficiales. Mediante mecanismos automáticos de control de gestión, el sistema busca erradicar la discrecionalidad administrativa, reducir intermediaciones burocráticas innecesarias y garantizar respuestas oportunas a la ciudadanía dentro de los plazos legales. Asimismo, TRANSDOC es un catalizador clave para la modernización sostenible de las instituciones públicas, permitiendo la transición progresiva hacia políticas de cero papel a través de expedientes electrónicos y el uso seguro de firmas digitales integradas y códigos QR de verificación.
Impacto en números
¿A quién beneficia esta solución?
Experiencias destacadas
Alcaldía de Barranquilla
En 2021, la Alcaldía de Barranquilla implementó el sistema de Transparencia Documental (TRANSDOC) de PNUD-SIGOB con el propósito de optimizar los flujos de correspondencia externa e interna del gobierno local. El proyecto contempló el diseño de una ventanilla única virtual para el ingreso de peticiones ciudadanas, su clasificación automática y la distribución digital a los despachos responsables. Más de 120 servidores públicos fueron capacitados en la plataforma, logrando erradicar el uso del papel en un 70% de las gestiones y garantizando el seguimiento en tiempo real de cada requerimiento. Esta modernización no solo acortó a la mitad los tiempos de resolución de solicitudes ciudadanas, sino que incrementó la trazabilidad, previniendo pérdidas de información y fortaleciendo de manera decidida la transparencia administrativa en el ámbito municipal.
SerTV
El Sistema Estatal de Radio y Televisión (SERTV) de Panamá implementó TRANSDOC en 2021 como pilar de su estrategia institucional de modernización y cero papel. Con la asistencia metodológica del PNUD-SIGOB, se realizó un rediseño de las operaciones de correspondencia, unificando en una plataforma digital el control de la correspondencia interna y externa de las áreas técnica y administrativa. La iniciativa involucró a más de 50 servidores de la organización que fueron instruidos en la distribución electrónica de tareas, plazos de gestión y uso de firmas digitales integradas. El uso de TRANSDOC ha disminuido significativamente la circulación de documentos físicos, mejorado la trazabilidad de los convenios y contratos, y brindado a los directivos tableros estadísticos para monitorear el cumplimiento administrativo en tiempo real.
Defensor del Pueblo
La institución del Defensor del Pueblo de la República Dominicana implementó la plataforma TRANSDOC en 2021 para afianzar el control y la transparencia en la gestión de correspondencia y los expedientes de reclamación ciudadana. El proyecto incluyó la reingeniería de los flujos de correspondencia para acoplar la entrada de reclamos físicos y virtuales con la distribución y resolución interna. Cerca de 40 funcionarios de la defensoría fueron instruidos en el uso instrumental de la herramienta, logrando unificar criterios de gestión documental y habilitando alertas para el vencimiento de plazos legales. La implantación de TRANSDOC permitió reducir el ciclo de tramitación de expedientes, asegurando que las respuestas oficiales a la ciudadanía y a otras entidades estatales se elaboren en apego a los términos reglamentarios y con plena trazabilidad procedimental.
Alcaldía de Panamá
La Alcaldía de Panamá, el municipio más grande del país, adoptó en 2019 la solución TRANSDOC para automatizar la gestión y despacho de la correspondencia oficial de su estructura administrativa central y descentralizada. A través de este sistema, se integraron más de 80 oficinas en una única red de gestión digital. El proyecto incluyó la transferencia metodológica del PNUD-SIGOB y la capacitación instrumental de más de 200 servidores municipales. El sistema ha posibilitado la digitalización de los procesos de correspondencia interna y externa, agilizando el flujo de expedientes administrativos mediante bandejas digitales, códigos QR para la autenticación y validación de originalidad, y firmas electrónicas. Esto disminuyó el volumen de papel circulante y mejoró sustancialmente los índices de respuesta a las consultas ciudadanas.
Autoridad Aeronáutica Civil
En 2017, la Autoridad Aeronáutica Civil de Panamá desplegó la plataforma TRANSDOC con el objetivo de dotar de celeridad, seguridad jurídica y transparencia a su sistema de archivo y distribución documental. La implementación abarcó la simplificación de los flujos de recepción de solicitudes de servicios aeronáuticos y licencias, digitalizando el acervo documental de correspondencia. Más de 90 funcionarios de distintas direcciones fueron entrenados en el sistema interactivo de distribución. Los resultados clave incluyeron la reducción del 40% en los tiempos de despacho interno de documentos oficiales, la eliminación de nudos de botella operativos y la puesta en marcha de un motor de búsqueda y recuperación documental rápido y robusto para auditorías internas.
Ayuntamiento Distrito Nacional
El Ayuntamiento del Distrito Nacional (ADN) de la República Dominicana implementó la solución TRANSDOC en 2017, consolidándose como pionero a nivel municipal en la sistematización integral de su correspondencia e información pública. La iniciativa, coordinada con la asistencia del PNUD-SIGOB, incluyó la reorganización de los flujos de correspondencia externa de las oficinas centrales de servicios. Se capacitaron y vincularon activamente a la red de gestión digital más de 150 funcionarios municipales de diversos departamentos. El sistema facilitó una distribución electrónica ágil y un control detallado de las solicitudes ciudadanas, reduciendo de forma significativa los plazos de entrega y optimizando la coordinación entre las áreas operativas del cabildo con el uso extendido de firmas electrónicas.
Ministerio de Deportes
El Ministerio de Deportes de la República Dominicana implementó la plataforma de Transparencia Documental (TRANSDOC) en 2017 con el fin de modernizar el flujo de su correspondencia y optimizar los trámites relacionados con las federaciones deportivas y programas nacionales. El proyecto contempló el levantamiento y optimización de los procesos documentales de las áreas principales del ministerio y la capacitación de más de 60 servidores públicos en el uso de herramientas digitales. La implantación de TRANSDOC permitió la erradicación progresiva del papel en la correspondencia interna, agilizando los tiempos de despacho de directrices ministeriales y dotando a las autoridades de tableros estadísticos para monitorear el desempeño de cada dirección en la atención de las comunicaciones oficiales.
Consejo Superior de la Judicatura
La implementación a gran escala del sistema TRANSDOC en el Consejo Superior de la Judicatura de Colombia, iniciada en 2016 y activa actualmente, representa un hito sin precedentes en la gestión documental de la rama judicial. El sistema ha logrado vincular a más de 550 áreas administrativas y dependencias judiciales en todo el territorio nacional, capacitando a un total de 2,619 funcionarios públicos en el uso de la plataforma. A la fecha, se ha registrado y gestionado un volumen histórico de 4.1 millones de correspondencias y expedientes oficiales de manera digital. La eficiencia de la gestión documental alcanzó un destacado 93% de efectividad, reduciendo el tiempo promedio de respuesta institucional a solo 12.9 días hábiles. El uso de firmas electrónicas, flujos de trabajo predefinidos y códigos QR para la validación de correspondencia ha eliminado la dependencia de los archivos físicos y ha fortalecido la transparencia y seguridad de los trámites del sector judicial.
Altas Cortes - Consejo de Estado
En el Consejo de Estado de las Altas Cortes de Colombia, la implementación de la plataforma TRANSDOC desde 2016 ha transformado radicalmente la gestión de correspondencia externa y peticiones ciudadanas. El sistema ha registrado 32,543 correspondencias oficiales con una tasa de efectividad del 96% en su tramitación y respuesta oportuna. Gracias a la digitalización e integración del registro web disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, se redujo el tiempo de respuesta a las solicitudes y consultas ciudadanas de un promedio histórico de 30 días hábiles a solo 5.9 días hábiles. La incorporación de firmas electrónicas y códigos QR de seguridad ha garantizado la autenticidad y el no repudio de la documentación despachada. Esta modernización no solo aceleró el acceso a la justicia y la transparencia institucional, sino que también capacitó a más de 120 servidores judiciales y optimizó el archivo digital de la entidad.
Equipo de Contraparte (RRHH)
Para la implantación de la solución, la institución destinataria deberá conformar un equipo de contraparte local con los siguientes perfiles:
- Líder del Proyecto (Centro de Gobierno): Responsable de coordinar el avance del proyecto, realizar el seguimiento del cronograma, canalizar aprobaciones ante la máxima autoridad, coordinar con el equipo técnico de apoyo (TI, RRHH, Administración) y participar en la definición de normas para los nuevos procesos documentales.
- Equipo Operativo Institucional: Encargado de coordinar y acompañar el levantamiento de información, parametrizar la correspondencia externa/interna, capacitar y asistir técnicamente a los usuarios finales, administrar la plataforma TRANSDOC, monitorear el uso de correspondencia y velar por el cumplimiento de las políticas de cero papel.
Fases y Ruta de Implementación
Fase 1: Inicio y diagnóstico base
Formalización del proyecto y relevamiento del flujo de correspondencia y archivos físicos y digitales en cada oficina.
Fase 2: Parametrización del flujo documental
Definición de tipos de correspondencia, plazos reglamentarios, asignación de responsables y reglas de distribución de tareas.
Fase 3: Configuración de la plataforma
Instalación del software TRANSDOC en servidores, estructuración de bases de datos y creación de perfiles y usuarios.
Fase 4: Capacitación e implementación
Entrenamiento a la red de operadores en la recepción, digitalización, asignación, respuesta y uso de firma electrónica avanzada.
Fase 5: Acompañamiento y revisión de prácticas
Asistencia técnica directa, auditoría de tiempos de respuesta, resolución de cuellos de botella e impulso a la cultura de cero papel.
Galería
Pase a la acción
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