Centro de gestión de despachos
De la agenda de la autoridad institucional
El reto institucional
Toda Autoridad de Gobierno enfrenta dos grandes desafíos: 1) posicionar la estrategia institucional y, 2) administrar las crisis y emergencias propias de un ámbito de esta naturaleza. En este sentido, su agenda es un espacio que se ve demandado por un innumerable tipo de actores y temas que, si no cuentan con una adecuada metodología de gestión y organización, puede enfocarse al exclusivo trato de las emergencias, dejando de lado aspectos de la transformación estructural y estratégica de su mandato. Lograr este equilibrio es una tarea compleja que el Centro de Gestión (CG) viene desarrollando como método de trabajo desde hace más de 29 años con el fin contribuir a la efectividad de los Gobiernos.
La transformación (qué logramos)
El Centro de Gestión (CG) es un sistema de trabajo que combina métodos, procedimientos e instrumentos informáticos orientados a fortalecer la capacidad de acción ejecutiva de la Autoridad de Gobierno, mejorando el funcionamiento y efectividad de los equipos ejecutivos o gabinetes y aumentando la proactividad, coordinación y uso oportuno de la información en relación con el registro, evaluación y gestión de las solicitudes que recibe su despacho, la programación y gestión de su agenda diaria, y el seguimiento de los acuerdos-compromisos derivados de su acción ejecutiva y/o instrucciones de trabajo. El CG estructura una red de gestión en la cual se organiza de manera sistémica un proceso de trabajo para el “antes,” “durante,” y “después” de la acción ejecutiva de la Autoridad de Gobierno, incluyendo intervenciones con ciudadanos, sesiones del gabinete, reuniones con organizaciones de la sociedad civil, autoridades de gobiernos subnacionales y locales, cuerpo diplomático, entre otras. El método de trabajo que propone el PNUD-SIGOB está basado en la definición de roles y rutinas de trabajo que organizan el “Antes”, “Durante” y “Después” de las intervenciones de la Autoridad de Gobierno. Desde el año 1992 el Centro de Gestión se ha implementado en más de 90 instituciones:
Impacto en números
¿A quién beneficia esta solución?
Experiencias destacadas
Presidencia de la República
La Presidencia de la República de Honduras implementó el Centro de Gestión de Agenda durante el período 2014-2015 para organizar estratégicamente las prioridades del despacho del Jefe de Estado. La implantación del sistema combinó métodos de control y una red de gestión en línea para estructurar la agenda del Presidente, equilibrando las urgencias políticas de corto plazo con las reformas estructurales de mediano plazo. Se registraron y derivaron de manera ágil miles de solicitudes ciudadanas e institucionales, y las decisiones tomadas en gabinete se tradujeron en compromisos formales con responsables únicos y fechas de vencimiento precisas, fortaleciendo la gobernanza y celeridad de las respuestas presidenciales.
Ministerio de Economía y Finanzas
En 2016, el Ministerio de Economía y Finanzas de Panamá adoptó el Centro de Gestión de Agenda con el propósito de optimizar el funcionamiento de su equipo ejecutivo y la toma de decisiones al más alto nivel sectorial. El sistema permitió el registro de solicitudes y la estructuración de reuniones bajo agendas predefinidas con insumos técnicos y logísticos integrados. A través del control sistemático de compromisos, el ministerio logró coordinar con éxito las prioridades de política fiscal y presupuestaria, capacitando a personal directivo y de soporte administrativo en rutinas de seguimiento digital que incrementaron notablemente la previsibilidad y efectividad de las decisiones ministeriales.
Primer Ministro y Miembros del Consejo Presidencial
La oficina del Primer Ministro y los Miembros del Consejo Presidencial de Libia implementaron en 2017 la metodología del Centro de Gestión de Agenda, con el apoyo de la asistencia técnica del PNUD-SIGOB, para estructurar las tareas del ejecutivo nacional en un contexto de alta complejidad política. A través de la plataforma, se estableció una red de gestión capaz de programar de forma estratégica las actividades oficiales, preparar insumos técnicos para las sesiones de trabajo del Consejo y realizar un monitoreo sistemático de las solicitudes e instrucciones emitidas. Esto fortaleció el funcionamiento del staff gerencial de soporte en vivo y la coordinación interagencial en situaciones de crisis.
Fiscalía General de la Nación
La implementación del Centro de Gestión de Agenda en la Fiscalía General de la Nación de Colombia en 2017 permitió organizar y priorizar de manera estratégica las actividades del Fiscal General. A través del sistema, se programaron de forma anticipada más de 1,300 actividades oficiales y se registraron, clasificaron y derivaron con celeridad más de 1,037 solicitudes ciudadanas e interinstitucionales. Para asegurar el cumplimiento de las decisiones y compromisos derivados de estas reuniones, se conformó una robusta red de gestión digital. Esta red interconectó a más de 80 servidores públicos pertenecientes a 72 dependencias internas del organismo judicial, quienes reportaron de manera continua e inalterable el avance de más de 680 tareas y encargos directos del despacho. Gracias a este enfoque metodológico, la institución logró optimizar sustancialmente la transparencia en sus procesos cotidianos, reducir los tiempos de respuesta y asegurar la alineación operativa de sus áreas claves con las directrices estratégicas de la dirección general.
Ministerio de Justicia y del Derecho
En 2018, el Ministerio de Justicia y del Derecho de Colombia fortaleció su gestión directiva al adoptar el Centro de Gestión de Agenda, logrando interconectar más de 20 áreas internas y cuatro instituciones adscritas mediante una plataforma de trabajo colaborativo. Durante este proceso, se capacitaron a más de 30 directores, asesores y técnicos de la alta dirección en la metodología de programación, seguimiento y control de compromisos. La implementación posibilitó el registro y monitoreo en línea de 177 tareas críticas de la Ministra, asegurando su vinculación directa con las metas sectoriales. Adicionalmente, se tramitaron de forma eficiente más de 50 solicitudes complejas recibidas por el despacho. Como resultado, el Ministerio experimentó un incremento significativo en la coordinación de su staff central, optimizando la rendición de cuentas, mejorando la previsibilidad en la toma de decisiones y garantizando un seguimiento riguroso a las políticas públicas implementadas bajo su competencia en el país.
Despacho de la Primera Dama
Durante el período 2014-2015, el Despacho de la Primera Dama de Honduras implementó con éxito el Centro de Gestión de Agenda para administrar sus prioridades de acción social con la estrategia nacional. Esta adopción permitió programar y dar seguimiento en línea a más de 2,000 actividades de carácter social y oficial, garantizando una alta previsibilidad y certidumbre respecto a los temas tratados, los actores clave involucrados y la distribución territorial de las visitas. Asimismo, se capacitó de forma intensiva a más de 40 servidores públicos que conformaron la red interna de consulta y operation diaria. Como resultado principal, se alcanzó una integración fluida del despacho con el Plan Estratégico de Gobierno, asegurando transparencia en el uso de recursos, agilidad en la gestión operativa y un incremento en la efectividad y respuesta hacia los colectivos vulnerables atendidos por los programas del despacho.
Módulos de la Plataforma
GESTIÓN DE LA AGENDA
La agenda del Centro de Gestión es el componente que concreta la vinculación entre la “agenda estratégica” y la “agenda operacional” de la Autoridad de Gobierno. Es aquí donde se concreta la programación de las actividades prioritarias que atenderá personalmente la Autoridad de Gobierno con el detalle de las fechas, horarios, duraciones, participantes, tareas preparatorias (sustantivas o logísticas), insumos requeridos, así como los temas y actores a los cuales se encuentra vinculados.
GESTIÓN DE TAREAS - COMPROMISOS
A partir de la plataforma es posible la programación y seguimiento de tareas asumidas y compromisos asignados por la Autoridad de Gobierno, permitiendo la interacción entre los miembros de la red y facilitando el control de su gestión y cumplimiento.
GESTIÓN DE SOLICITUDES
El registro de una solicitud se realiza bajo un riguroso proceso de trabajo que permite precisar lo que se está solicitando, el nombre del solicitante, su nivel de vinculación con las prioridades de Gobierno y otras características de relevancia que facilitan su tratamiento. Todos los pedidos a la Autoridad de Gobierno deben ser evaluados políticamente, a fin de determinar si deben ser atendidos directamente por ésta o derivado a otra persona o institución.
Requisitos de Infraestructura
Especificación de Software:
- [PENDIENTE: Requisitos de software específicos a definir por el equipo focal.]
Equipo de Contraparte (RRHH)
Para la implantación de la solución, la institución destinataria deberá conformar un equipo de contraparte local con los siguientes perfiles:
- Participación directa del Jefe/a de Despacho o Gabinete de la Autoridad de Gobierno en calidad de contraparte sustantiva de implementación del sistema del CG.
- Equipo operativo requerido:
- - Contar con los recursos humanos que forman la red de gestión de CG.
- - Contar con los recursos humanos a cargo de la implementación y vigilancia del buen funcionamiento de CG.
Fases y Ruta de Implementación
Fase 1: Definición de Políticas y Estructura
Establecimiento de las políticas de gestión de agenda, definición de los procesos de trabajo y estructuración inicial de las solicitudes, compromisos e insumos clave.
Fase 2: Conformación de la Red y Roles
Conformación del equipo de trabajo y del Comité de Agenda, delimitando con claridad los roles, responsabilidades y de acceso de cada miembro dentro del sistema.
Fase 3: Implementación de Procesos de Agenda
Puesta en marcha del flujo operativo que incluye la recepción, evaluación, decisión y programación de solicitudes, así como la asignación y seguimiento de compromisos.
Fase 4: Acompañamiento y Vigilancia
Monitoreo constante del funcionamiento de la plataforma y acompañamiento metodológico e instrumental para garantizar la fluidez de la agenda y la resolución de incidencias.
Galería
Pase a la acción
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